TPM TPS (Toyota-Produktionsystem)

Fehlteile – ein Alptraum für jeden Produktioner [Teil 2]: Die Anliefertafel

Wie im letzten Blog beschrieben, ist es nicht einfach Fehlteile zu eliminieren.

(Dieser Blog ist etwas länger. Ich schlage vor, eine Tasse Kaffee zu holen.)

Generell werden Fehlteile als großes „Problem“ für die Produktion und das Unternehmen angesehen. Aber sind Fehlteile wirklich „Probleme“? – Nicht ganz, sie sind lediglich ein schmerzhafter Indikator und das E(nde)rgebnis des Problems.
Schmerzhafte Indikatoren von Problemen – hier z.B. Fehlteile – nennen wir aber Symptome, und das Problem wäre die Erkrankung. Und genau das sind die Fehlteile, sie sind ein Symptom verschiedener Erkrankungen.
Es ist wie bei einem Leiden, z.B. Kopfschmerzen:

Ich habe schlimme Kopfschmerzen. Ja, das ist in dem Moment auch irgendwo mein Problem. Aber eigentlich sind diese Kopfschmerzen nur ein Symptom, denn das Problem war, dass ich gestern zu wenig schlief. Ich habe nämlich gestern Nacht im Bett noch einen super spannenden Film auf meinem Tablet geschaut. Also war das Problem, dass ich im Dunklen bis früh in den Morgen einen Film gesehen hatte und dadurch völlig übermüdet war. Die Kopfschmerzen sind nur das Symptom meines Fehlverhaltens.

Die Kopfschmerzen sind unsere Fehlteile (denn die verursachen uns ja wirklich Kopfschmerzen…) und diese Fehlteile sind die logische Folge verschiedener Fehlverhalten unsererseits.

Wo fangen wir an?

Da Fehlteile in unterschiedlichen Prozessketten entstehen, sollten wir diese bis zur Quelle, dem jeweiligen Fehlverhalten zurückverfolgen. Nur dort finden wir die Ursachen, um Fehlteile systematisch zu eliminieren. Das ist sehr aufwendig.
Ich hatte im letzten Blog versprochen, einen Lösungsansatz für gewisse Fehlteile anzuregen: Für Fehlteile des Typs 1 (= echtes Fehlteil), die wir fremd beziehen.

Dazu möchte ich die Anliefertafel vorstellen.

Wenn wir diese Anliefertafel richtig und gewissenhaft führen, haben wir im Ergebnis weniger Fehlverhalten und damit auch weniger Fehlteile.

Fehlteile so früh wie möglich erkennen

Ausgangspunkt der Anliefertafel ist der Gedanke, dass wir zum frühst möglichen Zeitpunkt Fehlteile erkennen möchten. Das ist derzeit noch der Soll-Anliefertag – früher können wir ein Fehlteil noch nicht detektieren.
Panikreaktionen („Oje, das müssen wir aber jetzt und sofort bekommen!“) oder Resignation („Tja, da können wir nix machen.“) kommen oft daher, dass wir selbst erst zu spät ein Fehlteil bemerken. Wenn wir frühzeitig wüssten, ob/dass es Fehlteile gibt und ab wann wir diese Teile bekommen können, würde uns das schon sehr helfen. (Das Problem abmildern.)

Wie sieht diese „Anliefertafel“ aus?

Eigentlich sehr simpel. Das ist auch so gewollt. Denn Kompliziertes will keiner haben und generell funktioniert Kompliziertes auch nur schlecht – wenn überhaupt. Es sollte also leicht verständlich und bedienbar sein, damit es auch wirklich gelebt wird. Hier gilt das alte Prinzip: Simple is best!

Die Anliefertafel sieht so aus:
Sie ist im Prinzip ein rollierender Monatskalender auf dem wir alle Anlieferungen einplanen.

  • X-Achse (Spalten): Datum von 1 bis 31
  • Y-Achse (Zeilen): Name der Lieferanten

Die Lieferanten werden in zwei Kategorien geteilt:

  • rhythmisch liefernde Lieferanten:
    Namentlich erhält jeder dieser Lieferanten eine eigene Zeile.
  • sporadisch liefernde Lieferanten:
    Alphabetische Gruppen für diese Lieferanten bilden, wie A-C, D-G, usw.

Aus praktischen Gründen ist die Höhe der Tafel das limitierende Element. Daher müssen wir genau überlegen wie viele Zeilen (Lieferanten und Lieferantengruppen) wir auf der Tafel führen möchten.

Die Anliefertafel sieht jetzt schematisch so aus:

Anliefertafel_1

Der schwarze Punkt in der Mitte einer jeden Zelle ist ein kleiner Spieß (z.B. ein Nagel) dessen Spitze nach vorne zeigt. Das klingt zunächst gefährlich. Ich bin mir aber sicher, wir finden Lösungen, die der Sicherheit im Unternehmen Genüge leisten. Also, nicht verunsichern lassen, das ist kein unlösbares Problem.

Die Hintergrundfarbe muss nicht grün sein. Das ist eher Geschmackssache, aber es sollte eine kräftige Farbe sein.
Das „Heute“-Schild ist ein schiebbarer Rahmen. Genau wie auf den Kalendern, die wir oft im Büro haben. (Diese Art von Kalender kennen wir doch alle, oder?)

Wie verwendet man diese Anliefertafel?

Die Anliefertafel anbringen: 
Die Tafel wird in der Warenannahme an einer gut sichtbaren und gut zugänglichen Stelle angebracht. Jedes Tor mit separater Warenannahme benötigt je eine Tafel. Wenn es nur eine Warenannahme gibt, dann reicht natürlich eine Tafel.

Nach dem Buchen im System:
Für jede unserer Bestellungen erhalten wir von unseren Lieferanten eine Auftrags- bzw. Bestellbestätigung. Normal bekommen wir diese (Auftrags- oder Bestell-) Bestätigungen per Mail oder Fax und (noch) ganz selten als Brief. Diese geben wir in unser System ein. Danach wird das Dokument archiviert (d.h. gescannt und zugeordnet) und das Original vernichtet oder physisch verwahrt. Bei einer Mail z.B. hieße „vernichten“, dass sie im Posteingangsserver gelöscht und in unser ERP-/MRP- und/oder CRM-System überspielt und gespeichert wird. Eigentlich kaum etwas Anderes als bisher in unserer Papierwelt geschah – streng nach dem Motto: „Bevor Sie das Dokument in den Reißwolf geben, ziehen Sie doch bitte noch einmal eine Kopie davon“.

Das Dokument auf der Tafel anbringen:
Dieses Original – sei es eine Mail oder ein Fax – wird dann entweder ausgedruckt (im Falle einer Mail) oder das Fax auf dem Papier wird nicht in den Reißwolf gegeben, sondern wandert jetzt an unsere Anliefertafel.

Wir spießen dieses Dokument an dem zu erwartenden und im Dokument genannten Liefertag auf unserer Anliefertafel auf:

  • Bei rhythmisch liefernden Lieferanten am erwarteten und im Schreiben genannten Anliefertag in seiner Namenszeile.
  • Bei sporadischen liefernden Lieferanten in dem entsprechenden Anlieferdatumsfeld in der Zeile, in die der Anfangsbuchstabe des Lieferantennamen fällt.

Dabei wird das Papier so gefaltet, dass der Name des Lieferanten sichtbar nach vorne zeigt. (Wenn eine einzelne Zelle niedriger als das Format des Dokuments lang ist, müssen wir ein klein bisschen Origami üben.)
Es ist im Grunde das Aufspießen von Belegen wie es die Älteren von uns noch aus Geschäften oder Hotels von früher kennen.

Ist-Zustand der Tafel:
Auf unserer Tafel entsteht somit ein tagesgenauer Anlieferplan aller Lieferungen. Denn wir stecken (oder spießen) jede Bestell- oder Auftragsbestätigung, die mit einer physischen Warenanlieferung verbunden ist, auf dieser Tafel am Soll-Liefertag auf.
Damit ist unsere Anliefertafel gleichzeitig eine (Liefer-)Plantafel, die mit dem Eingang jeder Auftrags- oder Bestellbestätigung entsteht. Diese Tafel wird so immer mit weiteren Bestätigungen ergänzt und zwar extrem zeitnah und automatisch so früh wie möglich.
Diese Tafel wird somit zur Kommunikationstafel zwischen Einkauf und Warenannahme. D.h. der Einkauf erstellt für die Warenannahme eine exakte rollierende und immer weiterverwendbare Anlieferplanung(stafel).

Oft ist für den Einkauf die Warenannahme eine blinde Stelle.
Die Infos sind im System eingegeben und für den Einkauf ist die Sache damit (meistens) erledigt. Da diese Tafel jetzt durch den Einkauf mindestens einmal täglich gepflegt werden muss, wird die Realität des Gembas (= Ort des Geschehens) – die Warenannahme nicht mehr so blind sein. Wenn an einem bestimmten Tag ein wahnsinniger Anlieferpeak entsteht, sieht es auch der Einkauf sofort. Das ermöglicht es dem Einkauf entsprechend gegenzusteuern.
Mit dieser Tafel wird ersichtlich, dass der Einkauf durch sein Bestellverhalten den Arbeitsplan der Warenannahme generiert. Also, muss der Einkauf künftig nicht mehr Feuerwehr spielen, sondern kann vorausschauend von sich aus agieren!

Jetzt sieht man an der Tafel alle Anlieferungen und an welchem Tag im Monat diese zu erwarten sind.

Anliefertalef_2

Die Originalpapiere sind durchgespießt. Es sind die Soll-Lieferung am jeweiligen Tage.

Über der Zeile mit dem Tagesdatum benötigen wir einen verschiebbaren Reiter für „HEUTE“.

Da die Hintergrundfarbe der Tafel kräftig ist, erkennt man gut, ob an dem Tag eine Lieferung kommt oder wie viele insgesamt kommen werden.

Ebenfalls erkennt man Stoß-Tage, hier wäre das z.B. am 2. des Monats, also am fiktiven heute. Falls die Kapazität der Annahme eng werden sollte, kann man frühzeitig versuchen, gewisse Lieferung nach vorne oder hinten zu justieren.

 

Jetzt folgen die tatsächlichen Lieferungen des Tages.

Lieferanten liefern pünktlich:
Wenn eine Lieferung pünktlich und vollständig im Rahmen unserer Liefervereinbarung kommt und bearbeitet (d.h. auf Menge und Artikelstimmigkeit geprüft) wurde, wird der Zettel, die Auftrags- oder Bestellbestätigung von der Tafel entnommen und in den Reißwolf gegeben.
Wurde aber eine Lieferung für heute bis zum Abend nicht oder nur unvollständig geliefert, verbleibt diese Bestätigung, also der Zettel an unserer Tafel.

Lieferanten liefern NICHT pünktlich oder unvollständig:
Da die pünktlichen Lieferungen bereits entfernt wurden, zeigen uns die verbliebenen Zettel vom Tage alle unpünktlichen oder unvollständigen Lieferungen.
Das ermöglicht uns genauso zeitnah (noch an diesem Tag) zu reagieren.
Leider können wir früher als zu diesem Zeitpunkt noch nicht reagieren. Aber es sollte nicht für immer so bleiben. Wir wollen das natürlich in Zukunft ändern, denn keiner möchte den versäumten Lieferungen hinterherjagen.

Unpünktliche oder unvollständige Lieferungen

Den Aufbau und die Anwendung bei der Warenannahme haben wir uns gerade angeschaut. Er ist recht einfach. Aber die Herausforderung liegt darin: Was machen wir mit den Lieferanten, die hin und wieder oder gar chronisch unpünktlich bzw. unvollständig liefern?

Die Anliefertafel ist eine Visualisierung aller Lieferungen und gleichzeitig ein effektives Kommunikationsmittel zwischen,

1) der Warenannahme (produktionsnah) und dem Einkauf, und

2) dem Einkauf und den Lieferanten (zur Lieferplanung).

Wie unter 1) und 2) zu sehen, ist der Einkauf in dieser Sache der Dreh- und Angelpunkt des Ganzen. Hier liegt auch der größte Nutzen dieser Tafel.

Wenn irgendein Teil in der Produktion fehlt, wird weiter nachgefragt und diese Frage landet früher oder später beim Einkauf. Dann brennt es aber bereits gewaltig! Besonderes wenn es sich um kritische Teile handelt. Das Ergebnis ist dann: die Produktion ist unglücklich, der Einkauf ist unglücklich und der Lieferant ist ebenfalls unglücklich. Keiner hat was davon!
Wenn der Einkauf mit der Anliefertafel die Liefer-Realität unmittelbar erfährt, kann der Einkauf dem Problem vorbeugen bzw. es abmildern. Es ist für alle Beteiligten besser, die Lieferungen geregelt zu bekommen, bevor die Lage eskaliert.

Gute Beziehungen zu den Lieferanten will doch keiner gefährden, denn sie sind schließlich unser Kooperationspartner. So wie sie uns als Auftraggeber brauchen, brauchen wir deren Leistung.
Der Lieferant erwartet von uns pünktliche Zahlungen, und wir müssen genauso selbstverständlich pünktliche Lieferungen verlangen.

Also…

Umgang mit kritischen Teilen (und unzuverlässigen Lieferanten)

Betrachten wir Teile, die äußerst kritisch sind, d.h. wenn dieses Teil ein Fehlteil wird, tut uns das richtig weh. Darum gehen wir etwas „scharf“ mit so einem Lieferanten vor.

Ab dem Moment, wo wir in der Zeile des Lieferanten seinen Namen oder unpünktlich gezählte Lieferungen sehen, setzen wir jetzt einen Marker auf die Spießspitze unserer Anliefertafel in die Zukunft. Beispielweise 1, 2, 3 oder mehr Tage früher, je nachdem wie viele Tage zuvor wir die Info benötigen. Dann rufen wir den Lieferanten entsprechend unseres Markers künftig mehrere Tage zuvor an und fragen nach, ob das kritische Teil pünktlich zu erwarten ist.
Ab hier gilt das Prinzip: Agieren statt Reagieren!

Keiner möchte immer wieder gefragt werden, ob er in 2 oder 3 Tagen sein Lieferversprechen wirklich einhält. Solches Fragen nervt. Aber da es bereits zu Unregelmäßigkeiten in der Vergangenheit kam, wird der Lieferant das bestimmt einsehen. So erlangen wir beim Lieferanten Verständnis und Einsicht für künftige Lieferungen.

Jetzt gehen wir noch ein Stückchen weiter verschärft vor…

Sobald ein Lieferant heute durch unsere Anliefertafel als säumig erkannt wurde, passieren folgende Szenarien:

  • Wenn sich der Lieferant selbst mindestens ein Tag zuvor gemeldet hat, und uns einen guten Grund für diese Unpünktlichkeit nannte, belassen wir es dabei.
  • Hat er uns nichts oder nur einen fadenscheinigen Grund gesagt, dann notieren wir seinen Namen im linken Feld auf der Tafel auf.
  • Bei sporadisch liefernden Lieferanten schreiben wird den Namen des Lieferanten unter die Anfangsbuchstabengruppe. Bei Lieferanten, die nach Bestellrhythmusverfahren liefern, zählen wir die unpünktlichen oder unvollständigen Lieferungen mit einem Strich unter seinem Namen in diesem linken Feld auf der Tafel.

Jetzt verlangen wir (wenn nötig, mit mehr Nachdruck) von allen unpünktlich liefernden Lieferanten künftig eine Selbstanzeige, wenn sie wieder unpünktlich liefern werden. Oder wir rufen ihn wie oben beschrieben entsprechend früher an, um nachzuhaken.

Denn …

Der Lieferant weiß ganz sicher schon vorher, zumindest einen Tag zuvor, dass er nicht pünktlich liefern kann. Wenn er die Ware nicht pünktlich verschickt, soll er uns noch an diesem Tag sagen, dass er den vorgesehenen Liefertag nicht einhalten kann. Dadurch sind wir über seine unpünktliche Lieferung früher als bisher informiert und können ggf. dementsprechend reagieren wie z.B. den Produktionsplan umstellen.

Diese Vorgehensweise mag ein wenig „schikanös“ gegen Lieferanten klingen. Es ist aber vernünftig, denn wir wollen mit unserem Lieferanten eine gute und langfristige Beziehung pflegen. Wahrscheinlich sind wir aber nicht der Einzige, den dieser Lieferant unpünktlich beliefert. Insofern ist es auch für den Lieferanten langfristig positiv.

Weil…

Jeder kämpft um eine gute Liefertreue. Das ist genau das Problem mit den Fehlteilen. Sie lassen die Liefer-Performance unseres Lieferanten und die von uns leiden. Wenn der Lieferant sich in diesem Punkt nicht verbessert, sinkt daher auch seine Überlebensfähigkeit auf dem Markt. Als Kooperationspartner ist es in unserem (größten) Interesse, dass unser Lieferant nicht vom Markt verschwindet. Für die gemeinsame Zukunft müssen wir beide daran arbeiten. Dazu gehört auch eine offene und ehrliche Kommunikation, selbst wenn sie manchmal unangenehm ist.

Das Ende vom Lied: Wir sind glücklich und zufrieden, weil wir diese Fehlteile nicht mehr haben. Falls – aus gutem Grund, z.B. eine Großstörung an einer Maschine beim Lieferanten – eine Lieferung sich dennoch verzögern wird, wissen wir jetzt wenigstens viel früher darüber Bescheid. Das gibt uns mehr Handlungsspielraum.

Zusammengefasst

Die Anliefertafel ist ein Mittel des visuellen Managements zur Steuerung der Anlieferungen. Sie gibt uns die Möglichkeit zu agieren und früher zu reagieren. Außerdem ist sie ein Kommunikationsmittel zwischen Warenannahme, Einkauf und Lieferanten. Sie holt alle Beteiligten in das gleiche Boot und schafft damit eine konstruktive Zusammenarbeit. Das trägt zum Überleben und zum Erfolg des Unternehmens bei.

Der Charme der Anliefertafel liegt in seiner Einfachheit. Einfach in Aufbau und Anwendung. Das ist ein guter Einstieg zur Eliminierung der Fehlteile.

Wie versprochen, habe ich das Handout „Die Anliefertafel“ bereitgestellt.
Es ist nicht einfach eine Druckversion dieses Blogs. Es gibt darin einige Ergänzungen und Detaillierungen. (Außerdem sind die Bilder besser als hier im Blog.)

Einfach HIER klicken, dann kommst Du auf unsere Download-Seite!

Ich hoffe, obiger Aktivitätenvorschlag mit der Anliefertafel konnte Dich inspirieren.

Falls noch etwas unklar sein sollte, sende einfach die Fragen an mich oder kommentiere unten.
Auf ein Feedback oder ein Foto von Deiner Umsetzung würde ich mich sehr freuen!

Fehlteile2
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